Skip to content

Executive Assistant

Nederland, Noord-Holland, RandstadStaff

Functieomschrijving

Voel jij je helemaal thuis in een groeiende, dynamische organisatie waar geen dag hetzelfde is? Ligt jouw hart binnen de business support en wil je onze CFO en CCO optimaal ondersteunen? Bekijk dan onze vacature voor de functie van Executive Assistant.


Het team
Jouw directe collega is Diana – een hele ervaren collega die werkzaam is als Board Secretary. Jullie zullen veel samenwerken en ook werkzaamheden van elkaar overnemen tijdens afwezigheid of vakantie. Met elkaar kunnen lezen en schijven (en lachen) is heel erg belangrijk! Samen werken jullie voor het SMT en de Board. Jij komt te werken voor onze CFO en CCO. Wij hebben verschillende kantoren, waaronder in Amsterdam en Bunnik – waarvan je het meeste in Amsterdam aanwezig zult zijn.


Wat ga je doen?
Als Executive Assistant bied je een optimale ondersteuning bij het dagelijks operationeel functioneren van onze CFO en CCO. Dit doe je op een energieke, professionele manier, met oog voor jouw omgeving en collega’s.

In deze uitdagende en afwisselende rol ben je o.a. verantwoordelijk voor:

  • Agendabeheer voor SMT op group level voor: CCO & CFO (complex agenda-, time en travel management). Incidentele agenda- ondersteuning aan Finance MT- leden.
  • Organiseren Business reviews, Financial Closing Meetings, budgetprocessen (ontwerp proces, opvolgen tijdige aanlevering, plannen van diverse meetings), vergaderstructuren, afspraken met externe partijen.
  • Deelnemer en beheer van agenda en actielijst in wekelijks Finance MT.
  • Voorbereiden, organiseren en coördineren van diverse bijeenkomsten, evenementen en calls.
  • Met een grote mate van zelfstandigheid, afhandelen van vragen en uitdagingen.
  • Coördineren van informatie- en communicatiestromen, digitaal archiveren van documenten (in bestaande archiefstructuur).
  • Beheerder van inrichting van Sharepoint- omgeving voor Finance MT (technische ondersteuning beschikbaar).
  • Projecten beter stroomlijnen en structureren van de dagelijkse gang van zaken.
  • Ondersteunen bij het verzorgen van presentaties, e-mails en documenten.
  • Boeken van reizen, tickets en hotels.
  • Onboarding nieuwe managers en het opstellen van introductieschema’s.
  • Finance – ondertekenprocessen (Docusign).
  • Organiseren van events zoals sales kick-off, Formule 1 event, Summer party etc.
  • Back-up voor Board Secretary van de CEO op vrijdagen en tijdens vakanties.

Vereisten

Wat breng je mee?

  • Afgeronde MBO of HBO opleiding.
  • Voorkeur 40 uur per week beschikbaar, minimaal aantal uren is 32 uur per week.
  • Wij zijn echt op zoek naar iemand met veel ervaring in een soortgelijke functie.
  • Je voelt je goed en krijgt energie van een veranderende, snelle en vragende organisatie.
  • Je kunt omgaan met verandering.
  • Je beheerst de Nederlandse en Engels taal uitstekend (in woord en geschrift).
  • Je bent proactief, stressbestendig, accuraat en een echte teamplayer! Een half woord is al genoeg voor je en je plaatst zaken eenvoudig in perspectief.
  • Je hebt oog voor je omgeving en sterk en duidelijk in je communicatie.
  • Je opereert met zelfvertrouwen, kunt omgaan met tegengas en stuurt zelf bij waar nodig om het beste resultaat te behalen.


Wat bieden wij

  • Samen met leuke collega’s mooie resultaten behalen, in een gezellige, informele cultuur.
  • Marktconform salaris.
  • Kosteloze verzekeringen en een goed pensioen, waarbij wij 4,5% van de pensioengrondslag bijdraagt en er een vrijwillige eigen bijdrage mogelijk is.
  • Collectieve kortingen op verzekeringen en bij coole webshops.
  • Laptop (Macbook of Dell) en telefoon (Samsung of Iphone).
  • Reiskostenvergoeding.
  • Wij werken nu regelmatig thuis, dus hebben wij een mooie thuiswerkplekregeling.
  • Winstdelingsregeling.
  • Vrije tijd! 25 vakantiedagen. Meer nodig? Dan kun je bijkopen.


Over Broad Horizon

Broad Horizon is strategisch partner voor organisaties die met inzet van geavanceerde technologie marktleider willen zijn in hun branche. Samen met 1100 andere specialisten zet Broad Horizon zich dagelijks in om de wereld slimmer, wendbaarder en digitaler te maken. In totaal bedient Broad Horizon ruim 1500+ klanten, variërend van mkb tot grote corporates binnen sectoren retail, educatie, finance, trade, medical, publishing en construction. Meer informatie: https://www.broadhorizon.nl.

of